Qualifier, organiser et classer ses documents professionnels

Lot

Dates et durée de la formation

Durée : 2 JOURS

Nombre total d’heures de formation : 14

Date(s) : 23 mars, 24 mars,

S'inscrire à la formation


Public cible

Personnel d’OT, CDT ou CRT

Pré-requis

Etre familiarisé avec l’environnement bureautique et la logique d’une arborescence électronique

Objectifs

Maitriser les fondamentaux de la gestion de documents
Savoir qualifier une information, la hiérarchiser, la diffuser
Savoir caractériser un document pour le classer et le retrouver
Construire des outils simples et fonctionnels de gestion et d’archivage des documents


Contenu du programme

I/ Les fondamentaux de la gestion documentaire
Document, information, ressources : de quoi parlons-nous ?
Les grandes familles de documents et leurs caractéristiques
Le cycle de vie des documents : de la création à la destruction

II/ Analyser le besoin de gestion des informations
Cartographier les sources d’informations entrantes
Les questions clés à se poser : comment qualifier et hiérarchiser les informations ?
Prendre en compte les usages de son office de tourisme, de sa structure
La diffusion : quand et comment informer les collègues ?
Construire un fichier de suivi des dossiers adapté à son métier

III/ Les dossiers et documents
Types de dossiers, structuration des dossiers, comment les stocker et les conserver
Dossier papier, dossier électronique : avantages, inconvénients, points de vigilance
Les éléments nécessaires à la bonne gestion d’un dossier

IV/ Elaborer un plan de classement électronique partagé
Les différents types de plan de classement : sélectionner la technique adaptée au besoin Structurer une arborescence commune
Les outils clés : le vocabulaire normalisé et la charte de nommage des fichiers électroniques

V/ Savoir s’organiser au quotidien
S’organiser pour les documents papiers et les documents numériques
Faire vivre son système de classement dans le temps
Quand réorganiser, trier, éliminer ?

Renseignements complémentaires, méthodologie, méthode pédagogique

Alternance de présentations théoriques et d’exercices pratiques
Travail individuel, travail de groupes et échanges de pratiques
Livret pédagogique et attestation de formation remis à chaque participant
Un « credit mails » est octroyé à chaque participant pour un accompagnement post formation individualisé.

Intervenants

Christine BESNARD

  • Code action : 20800
  • Département :
  • Lieu : LOT

Télécharger le PDF de la fiche formation


Financeurs

Inscription

Date(s) de la formation

Structure

Format : 00 00 00 00 00

Participant à la formation

Responsable de la structure en charge du dossier formation

Direction